インスタンス株式会社

PRIVACY POLICYプライバシーポリシー

個人情報保護方針

制 定 日 2018年12月1日
最終改正日 2023年11月9日

インスタンス株式会社(以下、「当社」という。)では、SES(システムエンジニアリングサービス)事業、並びに従業者の雇用、人事管理等において取扱う個人情報及び特定個人情報の保護及び、個人情報等の保護を徹底することは企業の社会的責務であると認識し、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。 また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

  • 当社は、事業の目的に適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
  • 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
  • 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すする規程、体制を構築し、継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
  • 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
  • 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかっていきます。

本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、必要に応じて利害関係者が入手可能なように当社のホームページ、パンフレット等に掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

インスタンス株式会社  代表取締役 轟木多津男


以上

個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口

〒107-0062 東京都港区南青山5-12-6 青山第2和田ビル5F
インスタンス株式会社
個人情報に関するお問い合わせ窓口 轟木多津男
メールアドレス:info@in-stance.com

プライバシーマーク認定取得について

プライバシーマーク プライバシーマーク制度は、事業者の個人情報保護体制が JISQ15001(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)に準拠しているかを、付与機関である一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)又は指定機関が審査し、JIPDECにより認証を付与する制度で、1998年4月に創設されました。当社は、2020年8月に認証を取得し、個人情報保護に取り組んでいます。


個人情報に関する公表事項について

個人情報の利用目的の公表

インスタンス株式会社(以下、「当社」という。)は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)第21条第1項及びJISQ15001: 2023の附属書A.6に基づき公表いたします。

個人情報の利用目的

  • お客様の個人情報

    お客様の個人情報は、システムエンジニアリング事業におけるサービスのご案内(同意いただいた場合は電子メール含む)、ご契約、サービスの提供のためなどに利用します。

  • お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報

    当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。

    ご要望いただいた資料の送付などに利用します。

  • 採用応募者の個人情報

    採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します

  • 当社の従業者情報

    人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。

  • ご提供いただいた個人番号情報

    法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について

インスタンス株式会社(以下、「当社」という。)では、保有個人データの開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。
  • 当社の名称及び住所、代表者の氏名

    名称:インスタンス株式会社

    住所:〒107-0062 東京都港区南青山5-12-6 青山第2和田ビル5F

    代表者:代表取締役 轟木 多津男

  • 個人情報保護管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先

    役職名:代表取締役

    連絡先:メールアドレス info@in-stance.com

  • 保有個人データの利用目的

    (1) 当社が直接取得したお客様の個人情報

      お客様の個人情報は、システムエンジニアリング事業におけるサービスのご案内(同意いただいた場合は電子メール含む)、ご契約、サービスの提供のためなどに利用します。

    (2) お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報

      当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。

      ご要望いただいた資料の送付などに利用します。

    (3) 当社が直接取得した採用応募者の個人情報

      採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。

    (4) 当社の従業者情報

      人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。

    (5) 当社の従業者及び扶養家族の個人番号情報

      法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

  • 保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先
  • 保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

    〒107-0062 東京都港区南青山5-12-6 青山第2和田ビル5F

    インスタンス株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口

    メールアドレス:info@in-stance.com

  • 当社の加入する認定個人情報保護団体について

    当社の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先

    ※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません

    名  称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会

    申 出 先 :認定個人情報保護団体事務局

    住  所:〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内

    電話番号:03-5860-7565/0120-700-779

  • 開示等の手続きについて

    開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。

    請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。

  • 保有個人データの安全管理のために講じた措置

    当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

    (1)組織的安全管理措置

    ・ 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。

    ・ 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。

    ・ 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。

    ・ 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

    (2)人的安全管理措置

    ・ 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。

    ・ 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

    (3)物理的安全管理措置、技術的安全措置

    ・ 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。

    ・ 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。

    ・ 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。

    ・ サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。

    ・ 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。

     ‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。

     ‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。


  • 以上

    開示等に関する手続き

    保有個人データについては、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(開示等)のご請求および第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知いたします。
    当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。
    • 開示等の求めの受付

      (1)下記の宛先までご連絡ください。

       当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで必要となる資料を添付し、郵送またはご持参ください。

       〒107-0062 東京都港区南青山5-12-6 青山第2和田ビル5F

       インスタンス株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口

       メールアドレス: info@in-stance.com

      (2)開示等の請求をする者が、本人または代理人であることの確認方法

       ア)開示等の請求をする者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。

       イ)開示等の請求をするものが代理人である確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人(未成年後見人、成年後見人、親権者)別に、 以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類および代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。

       ウ)本人および代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。

        a)運転免許証

        b)マイナンバーカード(表面)

        c)その他本人確認ができる写真入りの公的証明書

       エ)開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。

        a)任意代理人の場合:「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状」

        b)未成年後見人の場合:戸籍謄本はたは登記事項証明書(何れも発行日から6か月以内)

        c)成年後見人の場合:登記事項証明書(何れも発行日から6か月以内)

        d)親権者の場合:戸籍謄本はたは住民票(何れも発行日から6か月以内)

    • 「開示等の請求」の手数料およびその徴収方法

      利用目的の通知または開示の請求の場合のみ、1回の請求につき手数料(郵送で回答させていただく場合の郵送料を含む)を申し受けます。 手数料は「個人情報開示等請求書」に同封する振込用紙をご使用ください。

       ・手数料金額:1,000円

    • 検討結果連絡

      当社内で検討した結果は、電磁的記録の提供も含めて、当該本人が指定した方法によって開示(連絡)します。

       ・書面の郵送または手渡し、およびEメールアドレスにメール

      書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。

       ・登録されている本人または法定代理人の住所に回答文面を郵送

       ・登録されている本人または法定代理人のEメールアドレスに回答文面をメール


    • 以上